5 pasos para incorporar la IA a tu organización

TECNOLOGÍA

5 pasos para incorporar la IA a tu organización

La IA ya no es el futuro, es el presente. Te des cuenta o no, tus competidores ya utilizan la IA para automatizar tareas mundanas, agilizar la toma de decisiones y mejorar la experiencia del cliente. Por tanto, la verdadera cuestión no es si la IA afectará a tu negocio, sino con qué rapidez la aprovecharás.

Por tanto, la verdadera pregunta es: ¿dejarás que te dejen atrás?

Afortunadamente, no necesitas un doctorado en informática para empezar a incorporar la IA a tu organización. No necesitas poner tu empresa patas arriba, y definitivamente no necesitas un presupuesto sin fondo. De hecho, puede empezar con unos pocos movimientos inteligentes, sin toda la jerga técnica ni quebraderos de cabeza.

Pero, y esto es importante, necesitas un plan. La IA es una herramienta poderosa, pero si no sabes cómo utilizarla estratégicamente, es como tener un coche deportivo y no saber conducir con marchas cortas. Por suerte para ti, lo he resumido en 5 pasos prácticos que cualquier ejecutivo puede seguir. Empecemos.

Paso 1: Establecer una política de uso de la IA (y fijar límites claros)

Antes de entregar las llaves a la IA, querrás asegurarte de que todo el mundo conoce las reglas del juego. No se trata de enseñar a tu equipo a utilizar la IA, sino de establecer límites y asegurarse de que todo el mundo entiende lo que es aceptable en relación con los datos y la IA. Piensa en tu política de uso de la IA como los guardarraíles que mantienen a todo el mundo conduciendo por el mismo carril y, lo que es más importante, lejos de cualquier precipicio.

¿Por qué es importante? Porque la IA puede procesar muchos datos rápidamente. Pero eso también significa que puede masticar y escupir accidentalmente información confidencial si no se tiene cuidado. Y lo último que quieres es que tu IA escupa secretos de la empresa en lugares donde no debería estar.

La política de uso de la IA debe cubrir los aspectos básicos de lo que está permitido y lo que no. Esto es lo que debe incluir:

¿Qué herramientas de IA utilizará? Lo primero es lo primero. Decide qué herramientas de IA es aceptable que utilice tu empresa. Tal vez sea ChatGPT para la generación de contenidos o una plataforma de análisis empresarial más especializada. La clave aquí es la coherencia. No querrás que cada equipo experimente con herramientas de IA aleatorias, especialmente si no cumplen las normas de privacidad de datos.

¿Quién tiene acceso?: No todo el mundo en tu organización necesita un asiento en primera fila para cada herramienta de IA. Decide quién tiene acceso en función de sus funciones y responsabilidades. Tu equipo de marketing puede necesitar un conjunto de herramientas, mientras que tus departamentos jurídico o financiero pueden necesitar otras diferentes (y normas mucho más estrictas en torno a ellas).
Gestión de datos: Esta es la más importante. ¿Qué datos pueden compartirse con las herramientas de IA y cuáles no? Ya se trate de datos de clientes, propiedad intelectual o incluso estrategias internas, hay que decidir dónde está el límite. Y no te olvides de pensar si quieres que la IA se entrene con tus propios datos. Si no es así, asegúrate de que tus datos permanezcan dentro de tus muros y no se conviertan en un recurso de aprendizaje para los modelos de IA del mundo.

Recuerda, una política de uso de la IA no está ahí para guiar a tu equipo a través de los entresijos de cada herramienta de IA – se trata de establecer límites claros cuando se trata de datos.

Piensa en ello como si distribuyeras un mapa antes de un largo viaje por carretera: Tu equipo puede dar muchos rodeos, explorar diferentes rutas y ser creativo al volante, pero tú te has asegurado de que no se desvíen por un precipicio. Tienen libertad para innovar, pero tú has puesto los quitamiedos para evitar el caos.

Paso 2: Identificar los casos de uso más eficaces (No intentar hacerlo todo a la vez.)

Así que, ahora que ya tienes tu política de uso de la IA, el siguiente paso es averiguar dónde puede marcar realmente la diferencia en tu empresa. Alerta: la IA no tiene por qué hacerlo todo desde el principio. La clave es empezar poco a poco, identificar las áreas de mayor impacto y dejar que la IA haga lo que mejor sabe hacer, mientras tú te centras en liderar.

Aquí es donde algunos tropiezan: Ven la IA como una solución mágica que puede resolver todos sus problemas empresariales de la noche a la mañana. Pero aquí está la cosa: la IA brilla cuando se aplica estratégicamente.

Es como contratar a un especialista. No le pedirías a tu gurú del marketing que arreglara la impresora de la oficina, ¿verdad? Pues lo mismo ocurre con la IA. Es muy buena en algunas cosas, pero no tanto en otras.

Esto es lo que hay que tener en cuenta:

Iniciativa para toda la organización: La IA no es sólo cosa de los informáticos. Debe animarse a todos los equipos de la organización a experimentar con la IA dentro de los límites de la nueva política de uso de la IA. Deja que cada departamento descubra en qué aspectos la IA puede encargarse de tareas repetitivas, automatizar el trabajo manual o proporcionarles nuevas perspectivas mediante el análisis de datos. Esto hace que la adopción de la IA sea un esfuerzo de equipo, no un mandato de arriba abajo.

Aprovecha los puntos fuertes de la IA: la IA destaca en áreas como el análisis de datos, la automatización, la ingestión de datos y la personalización masiva. Si estás inundado de informes, datos o flujos de trabajo repetitivos, la IA es tu nueva mejor amiga. ¿Tareas como generar informes detallados, automatizar las respuestas a los clientes o incluso analizar las tendencias del mercado? Ese es el punto fuerte de la IA.

Conoce los puntos débiles de la IA: Pero (y esto es importante), la IA (o al menos ChatGPT) no es buena en todo. No optimizará tu cadena de suministro ni diseñará una nueva obra. La IA tiene dificultades con las tareas que requieren estimación, optimización, diseño creativo o planificación a largo plazo. Esas tareas siguen siendo de dominio humano (o son más adecuadas para modelos de IA especializados en aprendizaje automático).

Aquí es donde la cosa se pone interesante: Cuando pides a diferentes equipos que experimenten con la IA, descubrirás oportunidades en las que quizá no habías pensado.

Tal vez RRHH descubra que la IA puede agilizar la contratación analizando currículos a la velocidad del rayo. O tal vez tu equipo de ventas utilice la IA para personalizar el alcance a escala para que puedan centrarse en cerrar acuerdos en lugar de escribir correos electrónicos todo el día.

El objetivo es identificar los casos de uso de gran impacto en los que la IA puede añadir más valor y empezar por ahí. Es cómo potenciar tu negocio en las áreas que más importan.

(Consejo profesional: no intentes abordarlo todo a la vez. Elige uno o dos departamentos, implanta la IA en áreas específicas y aprende sobre la marcha. A medida que tus equipos se sientan más cómodos con las herramientas, podrás ampliar y explorar más casos de uso).

Paso 3: Formar a tu equipo para sacar el máximo partido de la IA (No dejes que las herramientas se desperdicien.)

Ahora que has elegido los casos de uso de la IA, es el momento de equipar a tu equipo para que utilice estas herramientas de forma eficaz. Porque esta es la desafortunada verdad: incluso la mejor IA del mundo no te ayudará si nadie sabe cómo aprovecharla eficazmente. Es como darle a alguien un Ferrari sin enseñarle a conducirlo. Seguro que queda muy bien en el garaje, pero no te llevará a ninguna parte.

La formación de tu equipo es crucial para convertir la IA en un activo real para tu empresa. El objetivo no es sólo decirles qué botones apretar, sino ayudarles a entender cómo sacar el máximo partido de la IA y evitar algunos errores comunes en el camino.

A continuación te explicamos cómo preparar a tu equipo para la IA:

Comprender las limitaciones de la IA: En primer lugar, asegúrate de que tu equipo sabe lo que la IA puede y no puede hacer. La IA es impresionante, pero no es mágica. Por ejemplo, las herramientas de IA como los grandes modelos lingüísticos (por ejemplo, ChatGPT, Claude, Gemini, etc.) a veces dan respuestas que suenan seguras pero son completamente erróneas. Esto es lo que llamamos «alucinaciones» en IA, y créeme, es algo que ocurre. Tu equipo debe saber cómo detectar estos errores y no tomarse todo lo que dice la IA como un evangelio. Deja que la IA haga el trabajo pesado con los datos, pero los humanos siguen siendo muy necesarios para el pensamiento crítico y la toma de decisiones.

Ingeniería rápida: Esta es la salsa secreta para hacer que la IA trabaje para ti: Hacer mejores preguntas. La eficacia de la IA depende en gran medida de cómo se comunique con ella. Tu equipo tendrá que aprender el arte de la ingeniería de preguntas, que no es más que una forma elegante de decir que tienen que preguntar a la IA las cosas correctas de la forma correcta. Una pregunta clara y bien estructurada te dará el resultado que quieres, mientras que una pregunta vaga o poco clara te dejará rascándote la cabeza. Enseña a tu equipo a dar instrucciones específicas a la IA y obtendrán a cambio resultados más precisos y útiles.

Crea hábitos de IA: La IA no es algo que se hace una sola vez: es una herramienta que puede (y debe) formar parte del flujo de trabajo diario de tu equipo. Anima a todo el mundo a utilizar la IA de forma sistemática instalándola en su lugar de trabajo. Establece herramientas como ChatGPT, Claude o Gemini como páginas de inicio predeterminadas en los navegadores, crea un canal Slack o Teams dedicado a la IA y anima a compartir casos de uso entre departamentos. Esto convierte la IA en un hábito, no en una novedad.

Un pequeño consejo: cuanto más utilice la IA su equipo, más seguro se sentirá. Y cuanto mejor lo hagan, más valor aportará la IA a tu organización. Es una rueda volante.

(Consejo profesional: Celebra las pequeñas victorias de la IA a lo largo del camino. Puede que tu equipo de atención al cliente acabe de reducir el tiempo de respuesta del correo electrónico, o que el nuevo generador de contenidos de tu departamento de marketing impulsado por IA ya esté atrayendo clientes potenciales. Reconoce esas victorias para crear impulso y mantener al equipo entusiasmado con lo que es posible).

Paso 4: Automatizar lo que se pueda – Ahorrar tiempo, dinero y energía

Reconozcámoslo: Hay algunas tareas en tu empresa que, francamente, nadie quiere hacer. Son repetitivas, llevan mucho tiempo y a veces son propensas a errores. Pero, ¿y si te dijera que puedes olvidarte de esas tareas para siempre?

La automatización no consiste sólo en ahorrar tiempo (aunque, créame, lo hará). Se trata de liberar a tu equipo para que pueda centrarse en el trabajo que realmente hace avanzar a tu empresa: crear estrategias, innovar y, ya sabes, las cosas que mejor se le dan a los humanos. Así que hablemos de cómo liberar la IA en las áreas en las que puede tener un mayor impacto.

He aquí cómo encontrar tus oportunidades de automatización:

Identifica las tareas que requieren mucho tiempo y son propensas a errores: Empieza por analizar las tareas a las que tu equipo dedica demasiado tiempo. Tal vez sea introducir datos manualmente en hojas de cálculo, responder a las mismas preguntas de los clientes una y otra vez o procesar papeleo rutinario. Estos son exactamente los tipos de tareas más adecuados para la IA. Y la IA no sólo realizará estas tareas más rápidamente, sino que también reducirá el riesgo de errores humanos. ¿Quién no querría menos erratas en esos informes de 50 páginas?
¿Qué se puede repetir y hacer a escala?: Los mejores objetivos de automatización son las tareas que siguen reglas claras y pueden repetirse a escala. Si tu equipo hace algo con regularidad, como la facturación, el procesamiento de pedidos o incluso la incorporación de nuevos empleados, la IA puede intervenir y agilizar todo el proceso. Piensa en ello como si tuvieras un asistente súper eficiente que nunca se toma un descanso, nunca comete un error y no le importa manejar las cosas tediosas.

Céntrate en las áreas de alto ROI: Antes de automatizar todo lo que tengas a la vista, tómate un momento para considerar el ROI (retorno de la inversión). Pregúntate: «¿Cuánto tiempo y dinero estamos gastando en esta tarea, y cuánto nos está costando realmente?». La clave está en centrarse en las áreas en las que la automatización puede ofrecer la mayor rentabilidad. Por ejemplo, automatizar las respuestas del servicio de atención al cliente puede reducir drásticamente los tiempos de respuesta y mejorar la satisfacción del cliente. En resumen, cuando estés sopesando qué automatizar, no pienses sólo en el tiempo ahorrado, piensa en el valor añadido.

Aquí es donde las cosas se ponen realmente divertidas: La automatización no sólo libera tiempo de tu equipo, sino que crea mejores experiencias para los clientes. Imagina que tus clientes reciben un servicio más rápido y personalizado porque tus herramientas de IA gestionan las consultas o automatizan los pedidos. Eso no es sólo un buen negocio, es una ventaja competitiva.

(Consejo profesional: Como con todo, empieza poco a poco. Automatiza una o dos tareas, observa los resultados y amplía a partir de ahí. Como todo, la automatización mejora con el tiempo, y verás más oportunidades a medida que tu equipo se sienta más cómodo con las herramientas).

Paso 5: Preparar los datos para la IA: hacer que trabaje para ti

Ya has elegido tus herramientas de IA, has formado a tu equipo y estás listo para empezar a automatizar. Pero antes de que la IA pueda hacer realmente su magia, hay otra pieza crucial del rompecabezas: los datos.

De nuevo, piensa en la IA como en un coche de carreras: es rápida, potente e impresionante, pero no llegará a ninguna parte sin combustible. En este caso, los datos son el combustible que impulsa tus sistemas de IA, y la calidad de tus datos determina el rendimiento de la IA.

Hablemos de cómo poner tus datos en forma para que la IA pueda hacer lo que mejor sabe hacer.

Documenta tus conocimientos: El primer paso para preparar tus datos para la IA es asegurarte de que todos los conocimientos valiosos de tu organización están documentados. Puede parecer tedioso, pero es crucial. Considera la posibilidad de que los empleados expliquen verbalmente sus procesos: qué hacen, cómo lo hacen y con qué dificultades se encuentran. A continuación, convierte esas explicaciones en datos escritos y accesibles que la IA pueda utilizar. Es como tomar todo lo que hay en la cabeza de la gente y ponerlo en un formato que la IA pueda entender y del que pueda aprender. (Bono: Esta es una gran manera de preservar el conocimiento institucional a largo plazo).

Revisa tus permisos: La IA es una herramienta poderosa, pero no querrás que acceda a datos confidenciales de cualquier manera. Fíjate bien en quién tiene acceso a qué dentro de tu empresa. Si la IA va a facilitar el acceso a tus datos, asegúrate de que las personas adecuadas tienen los permisos correctos y de que nadie tiene acceso a lo que no debería. Imagínate a alguien sacando datos financieros que no debería ver, todo porque a la IA se le dio demasiada libertad. Nadie quiere un desastre así.

Separa tus datos en categorías: No todos los datos son iguales, por lo que es esencial separarlos en tres categorías:
- Información reglamentaria: Se trata de datos confidenciales, como la información protegida por la HIPAA o cualquier otra información sujeta a normativas estrictas. Mantenla bajo llave y alejada de la IA a menos que estés absolutamente seguro de que tus herramientas cumplen las normas reguladoras.
- Información privada y confidencial: Esto incluye estrategias empresariales internas, secretos comerciales o cualquier plan confidencial. Puedes permitir que la IA acceda a parte de esta información, pero sé selectivo y asegúrate de que no se comparta de formas que no pretendes.
- Información de bajo riesgo: Se trata de datos generales de bajo riesgo a los que la IA puede acceder libremente. Piensa en datos de mercado disponibles públicamente, informes generales o información no sensible. Aquí es donde la IA puede estirar las piernas y empezar a aprender.

(Consejo profesional: si quieres que tu IA sea inteligente, dale los datos que necesite, pero no más de los que debería tener. Cuanto más limpios, organizados y bien categorizados estén los datos, mejor funcionará la IA. Todo es cuestión de equilibrio).

Tu viaje hacia la IA empieza ahora

Ahí lo tienes: cinco pasos sencillos y prácticos para introducir la IA en tu organización sin poner tu mundo patas arriba. Desde el establecimiento de límites con una sólida política de uso de la IA hasta la formación de tu equipo y la automatización de las tareas que nadie echará de menos, ya estás preparado para empezar a aprovechar la IA de formas que realmente tengan sentido para tu empresa.

La IA está aquí, es accesible y, lo que es más importante, está lista para funcionar hoy mismo. No hace falta ser un gurú de la tecnología para ponerla en marcha. Con el enfoque adecuado, unos cuantos movimientos estratégicos y la atención puesta en poner los datos en orden, podrás guiar a tu equipo hacia un futuro más eficiente y basado en los datos.

Pero no lo endulcemos: hay una curva de aprendizaje. La buena noticia es que no estás solo en esto. Tanto si estás averiguando cuáles son las mejores herramientas de IA, formando a tu equipo en ingeniería rápida o identificando áreas de alto impacto para la automatización, el camino está claro y las recompensas potenciales son enormes. Piénsalo: menos tiempo en tareas repetitivas, mejor toma de decisiones gracias a la información y una ventaja sobre la competencia. Suena muy bien, ¿verdad?

No lo olvides: Empieza poco a poco. Elige un departamento, proceso o tarea y deja que la IA te muestre lo que puede hacer. Cuando veas los resultados, te preguntarás cómo has podido dirigir tu empresa sin ella.

(Reflexión final: El futuro de las empresas está aquí, y la IA lo impulsa. La única pregunta que queda es: ¿estás preparado para dar el salto?)

Este artículo se publicó primero en Vistage US, puedes leer la versión original en inglés aquí.